九段秘書

         總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點(diǎn)開一個(gè)會議。在這件事下，什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？下面是一至九段秘書的不同做法。 

        一段秘書的做法：發(fā)通知--用電子郵件或在黑板上發(fā)會議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會議用品，并參加會議。 

        二段秘書的做法：抓落實(shí)--發(fā)通知后，再打電話與參會的人確認(rèn)，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。 

        三段秘書的做法：重檢查--發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會前30分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動(dòng)，對臨時(shí)有急事不能參加會議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會前知悉缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會議留下時(shí)間。 

        四段秘書的做法：勤準(zhǔn)備--發(fā)通知，落實(shí)到人，會前通知后，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會議室門上貼上小條：此會議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會議。 

        五段秘書的做法：細(xì)準(zhǔn)備--發(fā)通知，落實(shí)到人，會前通知，也測試了設(shè)備，還先了解這個(gè)會議的性質(zhì)？議題是什么？然后給與會者發(fā)去過去與這個(gè)議題相關(guān)的資料，供他們參考（領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的，否則就不會經(jīng)常對過去一些決定了的事，或者記不清的事爭吵）。 

        六段秘書的做法：做記錄--發(fā)通知，落實(shí)到人，會前通知，測試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會議資料，還在會議過程中詳細(xì)做好會議記錄（在得到允許的情況下，做一個(gè)錄音備份）。 

        七段秘書的做法：發(fā)記錄--會后整理好會議記錄（錄音）給總經(jīng)理，然后請求總經(jīng)理是否發(fā)給參加會議的人員，或者其他人員。 

        八段秘書的做法：定責(zé)任--將會議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫?，交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，并定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理。 

        九段秘書的做法：做流程--把上述過程幫成標(biāo)準(zhǔn)化的"會議"流程，讓任何一個(gè)秘書都可以根據(jù)這個(gè)流程，把會議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系！ 

        從以上九個(gè)不同段位的秘書的工作方法可以看出，由于對結(jié)果的追求程度不同，工作內(nèi)容也發(fā)生了很大變化。總經(jīng)理要的是結(jié)果，不是問我過程，至于過程中遇到的問題是我們應(yīng)該去解決的，而不是強(qiáng)調(diào)這些客觀，應(yīng)該是從主觀能動(dòng)性上找問題，強(qiáng)調(diào)客觀對我們于事無補(bǔ)，從主觀上端正自己的態(tài)度才可以幫到我們提高工作。